勤怠管理システムでできること
働き方改革の推進により多様化する就業形態、勤務形態に対応するためにも、勤怠管理をより徹底的に行う必要があります。勤怠管理を疎かにすると、知らないうちに法令違反を犯していたり、従業員に無理な労働を強いていたりといったトラブルが起こりかねません。
勤怠管理を正確に行いたいのであれば、勤怠管理システムの導入がおすすめです。ここでは、勤怠管理システムでできるようになること、また、運用するために知っておきたいポイントなどをご紹介します。
勤怠管理の重要性
労働基準法が改正されている昨今、勤怠管理をしっかり行うことは企業が特に力を入れなくてはならない課題のひとつです。
まずは、勤怠管理の目的や重要性を見ていきましょう。
・法令違反を防ぐ
勤怠管理は、給与計算をするためだけに行うものではありません。法令（コンプライアンス）違反を防ぐという目的があります。企業は従業員を働かせる際に、労働基準法を守らなくてはなりません。法定労働時間を超えて従業員を働かせるのであれば労働組合と書面による締結を行わなければいけませんし、不当な残業を従業員に強いてはいけません。違反すると労働基準監督署から是正勧告を受けたり、場合によっては刑罰の対象になったりすることもあるでしょう。
そのようなトラブルを回避するために、従業員の労働時間をしっかり管理する必要性があるのです。
・従業員の健康管理にもつながる
従業員の労働時間を把握することは、従業員の健康管理にもつながります。時間外労働や休日出勤などが重なり従業員が充分に休息を取れていないと、過度なストレスにより体調を崩すというトラブルが起こりがちです。最悪の場合、過労死につながるなど、取り返しのつかない結果を招いてしまいます。
勤怠管理をきちんと行うことにより、従業員の勤務状況を正確に把握することができ、過重労働を防ぐことができるようになります。
勤怠管理システムでできること
勤怠管理の徹底が重要であっても、それを人の手で行うことには限界があります。特に最近はさまざまな就業形態が増え、従来の勤怠管理（手書きやタイムカード、Excel）では従業員の労働時間を管理、把握をしきれなくなっています。
そこで活用できるのが勤怠管理システムです。
【勤怠管理システムでできること】
勤怠管理システムを導入することで、システム上で勤怠管理を行うことができるようになります。タイムカードやエクセルでの集計作業をしなくてよくなり、担当者の集計業務負担が軽減されます。また、業務シフトの作成や把握、修正などもシステム上で行うことができるので、シフト作成などにかかる労力や時間が短縮可能です。労働時間のデータを給与管理システムへ反映できるので、給与計算の手間も省けます。結果、人事、給与担当者の業務効率化が実現でき、人件費削減にもつながります。
自己申告を基準にして勤怠管理をしているケースでは、不正を働く可能性や不安は、どうしても拭い去れないものです。また、タイムカードであっても「なりすまし」などの不正が行われる可能性があります。不正ではなくても、打刻忘れなどのミスが発生する可能性もあるでしょう。
勤怠管理システムには、静脈や指紋認証などの生体認証機器との連携が可能であったり、パスワード認証機能が備わっているため、出退勤の際に行われる不正のリスクを軽減できます。打刻忘れに関してはメール通知機能で本人にお知らせするため、打刻に対する意識付けにもなり、打刻忘れの軽減にもつながります。
勤怠管理システムを導入することで、従業員の労働時間を可視化することができます。そのため、誰がどのくらい働いているかが把握しやすくなるため、労働環境の改善などの対策が立てやすくなります。
勤怠管理システムと給与計算ソフトを連携させることで、より業務の効率化を狙うことができます。多くの勤怠管理システムでは、勤怠情報をCSVファイルでダウンロードし、給与計算ソフトに取り込むことができます。
勤怠管理システムを導入することで実現できることはさまざまあります。
安心して運用できるよう、要件に合う機能はもちろん、サポート体制の整ったシステムを選ぶこともポイントであると言えるでしょう。
