リモートワークを常態化するには？成功事例も紹介

2019年末から全世界的に蔓延したコロナウイルスは、ワクチン開発の遅れや変異などから長期化の様相を見せ始め、「withコロナ」として経済活動や生活様式の変化が求められています。それに伴い、多くの企業が在宅でのリモートワークを常態化させるべく様々な取り組みを行っています。

この記事では、在宅勤務やリモートワークを常態化するための施策について、企業の成功事例とあわせて解説していきます。

リモートワークを常態化するための３つのポイント

リモートワークや在宅勤務を導入した後、それらの働き方を常態化させるために必要なポイントは以下の３つです。

▼人材育成の見直し
オンライン上のやりとりだけで部下を教育するのは非常に難しいと言えるでしょう。お互いに働いている姿が見えないために、上司は部下に対して個々に適した教育やアドバイスがしづらく、また、部下も上司や同僚の業務を見て学ぶことができません。

しかし、インターネットを介しての教育をスムーズに行うことができれば、教育の均等化が可能となります。電子マニュアルの充実化やナレッジを随時共有できる場を作ることで、社員全員へ教育する機会ができます。上司は周囲へのコミュニケーションを密に行い、作業に不安がある社員がいればフォローするなどの個別対策は必要です。リモートワークが常態化すれば、新入社員も非対面で研修を行うことになるでしょうから、人材育成の方法については早い段階から社内で話し合っておきましょう。

▼場所の制約を減らす
出社しないとできない業務もあるかもしれません。例えば、郵便物の受け取りや書類・伝票の捺印・決済が必要な場合、や、指定されたパソコンでしかできない作業や、専門機材を必要とする場合など。
しかし直近では河野行政改革担当相がハンコの廃止を進めるなど、それら制約を少しでも削減・あるいは廃止するような動きもあります。社内でルール化されていることも、少しずつ見直せるようになればリモートワークがいっそう進められます。
もしこれを呼んでいるあなたが決済権のあるかたであれば、ぜひあらゆる書類のペーパーレス化の実現や、上司の承認フローはなるべくオンライン上で済ませられるようなシステムの導入を検討してみてください。また、既存のITツールはなるべくクラウド型のものに変え、万が一のリスクを考えさらなるセキュリティの強化に努めることもおすすめします。

▼段階的な導入と地道な課題の解決
緊急事態宣言が発令されて、慌ててリモートワークに切り替えた企業も多いでしょう。そうした中で自社にとってのリモートワークの課題が出てきた時に一つ一つ地道に対処し、運用の定着・最適化を図ることが常態化への最も重要な要素です。
例えば、ITがどうしても苦手、という高齢の方へは部下の方がサポートにまわるケースなどもあるでしょう。社内にいるITに強い方が、レクチャなどに時間を割ける環境も必要になってきます。
いきなり全てをリモートツールで行うと混乱やコミュニケーション不足に陥ることもありえます。すでにリモートワークを行っている企業も、新しいシステムやルールは期間と対象を決めて段階的に試していき、都度現場の声を聞きながら課題を解決しましょう。

常態化に成功した企業の事例

ここからは実際にリモートワークの常態化に成功した事例をみていきましょう。


▼電気メーカー大手
2000年頃から一部社員を対象として在宅勤務・サテライトオフィス勤務制度を開始しており、数年前からはデバイスの整備も進め、データの保管場所やコミュニケーションにおいて場所にとらわれない環境を作ってきました。新人研修においても、eラーニングシステムを活用し始めていました。これらの土台があったために、コロナウイルスに伴う緊急事態宣言を機に完全在宅勤務の導入に成功しました。

完全在宅勤務を実施する今も、投書箱などを活用して従業員の声を集めながら、ITツールを活用した就業・健康状況の確認を行っており、見えてきた課題に対して取り組む姿勢を崩しません。

▼情報・通信会社
コロナウイルスの感染拡大により在宅勤務を余儀なくされた某社は、在宅勤務制度の常態化に向けて、2020年夏に約8割の従業員を対象として1ヶ月ほどの試行期間を経てから本格的な導入を開始しました。社内の席をフリーアドレス席に変え、ミーティングスペースの拡充に務めました。さらに、従業員には電気代や通信費として、在宅勤務手当の支給をするなど勤怠条件の再整備も行っています。


多くの企業でリモートワークが実践され、課題や効果が見えている今こそ、成功事例から学ぶことは多いです。常態化のポイントをおさえて、自社に見合ったリモートワークの体制を構築していきましょう。