労務管理とは？目的・仕事内容・課題やリスクに対する対策方法を解説
労務管理とは、職場環境や従業員の労働条件を適切に管理することです。企業を健全かつ持続的に運営していくうえで欠かせない役割を担っています。
労務管理が適切に行われていない場合、企業にとって大きなリスクにつながるおそれがあります。そのため、労務管理の目的や役割を正しく理解し、適切に運用していくことが重要です。
本記事では、労務管理の目的や具体的な仕事内容、課題やリスクに対する対策方法などを詳しく解説します。
労務管理とは、従業員の労働環境や労働条件を適切に管理することです。具体的には、勤怠管理や給与計算、福利厚生の運用をはじめ、労働時間の把握や各種法令への対応など、企業運営の基盤となる業務が含まれます。
近年は働き方改革やコンプライアンス意識の高まりを背景に、企業における労務管理の重要性は一層高まっています。
労務管理の主な目的は、「生産性向上」と「コンプライアンス遵守を通じてリスクを回避すること」の2つです。労務管理を適切に行い、従業員が安心して働ける職場環境を整えることで、従業員の満足度やエンゲージメントが高まり、仕事へのモチベーション向上につながります。その結果、組織全体の生産性向上が期待できるでしょう。
また、労働に関する法令を遵守し、企業としての社会的責任を果たすことは、法令違反による罰則や損害賠償といった法的リスクを回避するだけでなく、従業員の健康被害の防止や企業の社会的信用を守ることにも直結します。
このように、労務管理を適切に行うことは、安定した事業経営と持続的な成長を実現するうえで欠かせません。
労務管理と似た言葉に人事管理がありますが、それぞれ目的や範囲が異なります。労務管理は、労働環境の整備や労働時間の管理など、従業員が安心して働くための労働全般に関する管理を担います。
一方、人事管理は、人材採用や人事評価、研修、キャリア開発などを通じて、個々の人材の能力を引き出し、組織の成長につなげるための管理を行います。
労務管理の仕事内容は多岐にわたります。ここでは、労務管理における代表的な仕事内容として、主な10項目を紹介します。
●就業規則の作成・管理
●法定4帳簿の作成・管理
●労働契約管理
●勤怠管理
●給与計算
●福利厚生の管理
●社会保険の手続き
●安全衛生管理
●職場環境の整備
●ハラスメント対策
1つめに、就業規則の作成・管理が挙げられます。正社員、パート、アルバイトなどの従業員（派遣社員を除く）を常時10人以上雇用している企業は、就業規則を作成し、労働基準監督署へ届け出ることが義務付けられています。従業員が10人未満の場合は作成の義務はありませんが、トラブル防止の観点から就業規則の作成が推奨されています。
就業規則は事業場における労働条件や職場で守るべき規律などを定めたものです。そのため、実態に即した内容であり、誰でも理解できるように分かりやすく明確に記載しなければなりません。
就業規則に記載しなければならない事項（絶対的必要記載事項）は、以下の通りです。
●始業および終業の時刻、休憩時間、休日、休暇のルール、交替勤務制を採用する場合の勤務シフトに関する事項
●賃金（臨時の賃金等を除く）の決定基準や計算方法、支払い方法、賃金の締め日や支払い日、昇給に関する事項
●退職に関する事項（解雇の事由を含む）
また、定めを設ける場合には記載しなければならない事項（相対的必要記載事項）は、以下の通りです。
●退職手当に関する事項
●臨時の賃金等（ボーナス等）および最低賃金額に関する事項
●食費・作業用品その他の負担に関する事項
●安全および衛生に関する事項
●職業訓練に関する事項
●災害補償および業務外の疾病扶助に関する事項
●表彰および制裁に関する事項
●このほか、事業場の従業員のすべてに適用される定めに関する事項
なお、就業規則を作成・変更する際は、従業員代表の意見を聴取し、その意見書を添付したうえで労働基準監督署に届け出ることが義務付けられています。
参考サイト：厚生労働省「就業規則作成の9つのポイント」
法定4帳簿の作成・管理も、労務管理における重要な業務の一つです。法定帳簿とは、労働基準法により企業に作成および保存が義務付けられている帳簿のことで、「賃金台帳」「労働者名簿」「出勤簿」「年次有給休暇管理簿」の4つがあります。
| 名簿名 | 内容 | 保存期間 |
|---|---|---|
| 賃金台帳 | 従業員一人ひとりの賃金の支払状況を記録した帳簿 | 5年間 |
| 労働者名簿 | 氏名、生年月日、雇入年月日、退職年月日など、従業員の基本的な情報を記載した帳簿 | 5年間 |
| 出勤簿 | 出勤日、出勤日ごとの始業・終業時間、残業時間など、従業員の出退勤状況を記録した帳簿 | 5年間 |
| 年次有給休暇管理簿 | 有給取得日、付与日、日数など、従業員の有給休暇の管理状況を記録した帳簿 | 3年間 |
これらの帳簿のうち、賃金台帳・労働者名簿・出勤簿については作成・保存していなかった場合、労働基準法違反となり、罰則が科せられる可能性があるので注意が必要です。また、年次有給休暇管理簿を作成・保存していなかった場合、罰則規定はありませんが、施行規則違反で指導の対象となります。
参考サイト：宮城県農業経営・就農支援センター「～法定帳簿 揃っていますか？～」
従業員を雇い入れる際には、賃金や労働時間などの雇用条件を明示した労働条件通知書や雇用契約書、もしくは両者を一体化した「労働条件通知書兼雇用契約書」を作成・交付する必要があります。
労働契約を締結する際は、労働基準法に基づき、以下の労働条件を明示しなければなりません。
●労働契約の期間
●有期労働契約の更新の基準
●就業場所・従事すべき業務
●始業・終業時刻、所定労働時間超えの労働の有無、休憩時間、休日、休暇、2交代制に関する事項
●賃金の決定・計算・支払い方法、賃金の締め日・支払い日、昇給に関する事項
●退職（解雇を含む）に関する事項
上記の事項については、原則として書面の交付が義務付けられています。ただし、従業員が希望した場合は、FAXやEメール、LINEなどでの交付も認められています。
また、書面の交付は義務付けられていないものの、以下の事項についても明示する必要があります。
●退職手当に関する事項
●臨時に支払われる賃金（退職手当を除く）や最低賃金などに関する事項
●労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
●安全衛生、職業訓練、災害補償、業務外の疾病扶助、表彰・制裁、休職に関する事項
参考サイト：厚生労働省「「労働基準法施行規則」改正のお知らせ（事業者向け）」
勤怠管理は、労務管理において特に重要な業務の一つです。従業員の始業・終業時間、残業時間、遅刻・早退・欠勤、有給休暇の取得状況など、日々の勤怠情報を適正に管理する必要があります。
厚生労働省が公表しているガイドラインでは、労働時間の把握について、原則としてタイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録といった、客観的な記録を基礎として確認・管理することが推奨されています。
労働時間を適正に管理することは、長時間労働の把握や是正につながり、過重労働の防止や従業員の健康を守るうえで欠かせません。勤怠管理を適正に行うことは、法令遵守だけでなく、健全な職場環境づくりにも直結します。
参考サイト：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
給与計算も勤怠管理と同じく、重要な業務の一つです。従業員ごとに基本給、時間外労働・休日労働・深夜労働に対する割増賃金、各種手当、賞与、税金や社会保険料などの控除額を正確に計算する必要があります。
また、最低賃金はパートやアルバイトを含むすべての従業員に適用されます。そのため、基本給と諸手当の合計額が最低賃金を下回らないように、適切に管理することが求められます。
従業員の増加や雇用形態の多様化により、計算は複雑になりがちです。給与計算にミスが生じると、法令違反や従業員の不満につながるおそれがあるため、ミスのない給与計算が不可欠です。
参考サイト：厚生労働省「労務管理の基本的ルール」
従業員が働きやすい職場環境を整えるためには、福利厚生の整備や管理も重要です。福利厚生には、法定義務がある「法定福利厚生」と、企業が任意で設ける「法定外福利厚生」の2つがあります。
法定福利厚生は、以下の通りです。
●健康保険
●厚生年金保険
●介護保険
●雇用保険
●労災保険 など
法定外福利厚生には、以下のようなものが挙げられます。
●食事手当・社員食堂
●家賃補助・住宅手当
●人間ドック受診の補助
●慶弔休暇制度
●社員旅行
●社内での自己啓発プログラム など
福利厚生を充実させることは、従業員の満足度やエンゲージメントの向上につながり、働きやすい職場環境づくりに役立ちます。
参考サイト：厚生労働省「労働政策研究・研修機構｜企業における福利厚生施策の実態に関する調査」
健康保険、厚生年金保険、労災保険、雇用保険といった各種社会保険の手続きを行うことも、労務管理において重要な業務の一つです。従業員を雇い入れる際には健康保険、厚生年金保険、雇用保険の資格取得手続きが必要となり、異動時や退職時には資格喪失手続きを行う必要があります。
特に厚生年金保険については、退職時に資格喪失届の提出に加えて、離職証明書の提出が求められます。これらの手続きは、従業員が失業給付を受けるためにも欠かせません。
また、従業員の出産や育児に際しては、産前産後休業や育児休業に関する届出が必要となります。このように、社会保険の手続きはさまざまなタイミングで必要となるため、漏れや遅れが生じないように対応することが求められます。
参考サイト：厚生労働省「雇用保険の加入手続はきちんとなされていますか！」
厚生労働省「知って役立つ労働法」
従業員の安全と健康を確保するために、企業には安全配慮義務が課されています。具体的には、雇い入れ時の健康診断や安全衛生教育の実施に加え、常時使用する従業員に対しては年1回以上の定期健康診断を行う必要があります。また、長時間労働を行った従業員に対しては、医師による面接指導を実施するなど、健康被害を未然に防ぐための対応が求められます。
さらに、常時使用する従業員が50人以上の場合、安全管理者・衛生管理者・産業医の選任をはじめとした安全衛生管理体制の整備が義務付けられています。安全衛生委員会の設置、定期健康診断の所轄労働基準監督署への結果報告、ストレスチェックの実施なども必要です。
参考サイト：厚生労働省「職場の安全衛生管理」
従業員が快適に働けるように、職場環境の整備や改善が必要となります。照明や温度は適切に設定されているか、プライバシーに配慮したトイレや十分な休憩スペースが設置されているかなど、職場における労働衛生基準が遵守されているかを確認することが重要です。
厚生労働省では、職場における衛生基準をいくつか定めています。たとえば、照明における作業面の照度基準は、一般的な事務作業が300ルクス以上、付随的な事務作業については150ルクス以上であることが求められています。
こうした労働衛生基準と照らし合わせながら、従業員の意見や要望も取り入れ、職場環境の整備・改善を進めていくことが大切です。
参考サイト：厚生労働省「ご存知ですか？職場における労働衛生基準が変わりました」
多様な性格や価値観を持つ従業員が働く職場では、ハラスメントが発生しやすい傾向があります。ハラスメントは個人間の問題として片付けるべきものではなく、組織として防止・解決に取り組むべき課題です。
労働施策総合推進法によって、職場におけるパワーハラスメント防止措置が義務化されています。また、男女雇用機会均等法により、職場におけるセクシュアルハラスメントや、妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメントについても、防止措置を講じることが義務付けられています。
これらのハラスメントに対して、企業は相談窓口の設置、ハラスメントに関する方針の周知・啓発といった措置を講じる必要があります。
参考サイト：厚生労働省「職場におけるパワーハラスメント対策が事業主の義務になりました！」
労務管理を適切に行うには、さまざまな課題やリスクに向き合う必要があります。ここでは、労務管理における課題とそれに伴うリスクについて、次の4つを解説します。
●コンプライアンスの遵守
●多様な勤務スタイルへの適応
●労務管理業務の効率化
●自己申告勤怠への対応
労務管理を適正に行うためには、労働基準法や労働安全衛生法をはじめとする労働に関する法令への正しい理解が不可欠です。こうした法令は社会情勢や働き方の変化に応じて改正されるため、常に最新の法令情報を把握し、コンプライアンスを遵守する姿勢が求められます。
法令に違反した場合、罰則や行政処分の対象となるだけでなく、企業の社会的信用の失墜につながるリスクもあるので注意が必要です。
働き方改革に伴い、テレワークやフレックスタイム制、副業など、従業員の働き方は多様化しています。こうした多様な勤務スタイルに対応するためには、就業規則の見直しやITインフラ・福利厚生の整備に加えて、従業員の健康管理やストレス管理への対策も欠かせません。
多様な働き方への対応が不十分なまま旧態依然の労務管理を続けていると、従業員の不満が蓄積し、モチベーション低下や離職率増加といったリスクにつながる可能性があります。
労務管理業務は、いまだにアナログな手法に依存しているケースも少なくありません。ペーパーレスが普及していない企業の場合、紙でデータを保管していたり、給与明細を紙で発行・配布したり、出勤簿やタイムカードから勤怠情報を手作業で転記したりなど、労務担当者の負担が大きくなりがちです。
こうした負担を軽減するためにも、業務効率化を目的としたITツールやクラウドサービスの導入によって、ペーパーレス化を推進することが求められます。
労務管理では従業員の労働時間を適正に把握・管理することが求められます。しかし、自己申告制による勤怠管理を行っている場合、カラ残業やサービス残業の温床になりやすく、実際の労働時間との乖離が生じる可能性があります。
こうした乖離を放置すると、未払い金の発生や法違反による罰則、労働基準監督署からの是正勧告を受けるといった重大なリスクにつながるため、注意が必要です。
労務管理における課題を放置すると、法令違反や従業員の健康被害につながるリスクがあるため、適切な対策を講じることが重要です。ここでは、労務管理の課題に対する対策方法を3つ紹介します。
●専門家との連携
●ペーパーレス化の推進
●PCログの活用による客観的データの管理
法令を遵守しながら多様な労務管理に取り組むためには、専門家と連携することが有効です。専門家と連携することで、専門的立場から意見やアドバイスをもらえるため、適正かつ効率的な労務管理を実現しやすくなります。
また、法改正への対応やトラブル発生時の相談先としても専門家を活用すれば、リスクを最小限に抑えながら労務管理を行うことが可能になります。
労務管理をアナログな手法で進めている場合、ペーパーレス化を推進することで業務効率化が期待できます。たとえば、有給休暇や残業の申請を紙で行っている場合でも、申請・承認フローを電子化することで手続きがスムーズになります。
ほかにも、給与明細の配布や勤怠管理、経費精算などの業務をツールやクラウドサービスを導入して効率化できれば、担当者の負担軽減につながります。ペーパーレス化によって、対面でのやりとりが不要になり、環境を問わず、多様な働き方にも対応しやすくなるでしょう。
先述したように、厚生労働省のガイドラインでは、労働時間を適正に把握するために客観的記録に基づく管理が推奨されています。そこで有効な手段の一つが、PCログの活用です。
PCログは勤怠管理において重要な客観的記録となります。ログ収集機能を活用することで、真の労働実態を可視化でき、サービス残業や長時間労働、不正申告の早期発見にもつながります。また、自己申告による勤怠データとの乖離をチェックする際にも役立ちます。
労務管理は従業員が働きやすい環境を整備し、生産性向上につなげると同時に、コンプライアンス遵守によってリスクを回避することを目的としています。労務管理を怠ると、法令違反による罰則や行政指導の対象となるだけでなく、従業員の健康被害や企業イメージの低下につながるおそれもあるため、課題としっかり向き合い、適切な対策を講じることが重要です。
「ez-PCLogger（イージーピーシーロガー）」は、PCログオン・ログオフ情報収集に特化したクラウドサービスです。WindowsおよびMacの両方に対応しており、OS環境に関わらず一元管理が可能なので、労務管理の課題を解決でき、業務効率化にも役立ちます。
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