PCログを勤怠管理に活用するメリットや注意点、スリープ中の記録方法を解説
働き方の多様化に伴い、企業における勤怠管理の重要性は高まっています。
一方で、自己申告による勤怠管理は、不正や記録ミスにつながるおそれがある点も否めません。
そこで活用したいのが、パソコンの使用状況を記録できる「PCログ」です。
本記事では、勤怠管理にPCログを活用するメリットや注意点、スリープモードやオフライン時の記録の方法などを詳しく解説します。
厚生労働省のガイドラインでは、「使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること」と定められており、労働時間を適正に把握する方法として、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録（PCログ）などが挙げられています。
PCログとは、パソコンの利用開始・終了時刻や操作履歴といった使用状況を記録したものです。
実際に、2006年にはPCログが労働時間の記録として認められた判例もあります。
従業員が過重労働を理由に会社を提訴した事例で、勤怠情報を責任者が直接入力・管理していたため、実際の労働時間が正確に記録されておらず、割増賃金も支払われていませんでした。しかし、PCログが証拠として採用され、原告の訴えが認められたのです。
PCログを活用した勤怠管理は、根拠のある適正な管理方法といえるでしょう。
参考サイト：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
勤怠管理にPCログを活用することで、会社だけでなく従業員にとってもさまざまなメリットがあります。ここでは、勤怠管理にPCログを活用する主なメリットとして、次の2つを解説します。
●具体的な労働時間を把握できる
●打刻時間の改ざんを防げる
PCログはパソコンの電源を入れた時刻や電源を切った時刻が自動で記録されるため、従業員が1日何時間働いていたのかを客観的に把握できます。
たとえば、「業務開始時にパソコンの電源を入れ、業務終了時にパソコンの電源を切る」というルールを設けることで、パソコンの稼働時間を従業員の労働時間として把握することが可能です。
また、テレワークでは従業員の働く様子を直接確認できないため、労働時間が曖昧になりやすいという課題があります。PCログを活用すれば、テレワーク中の従業員の労働時間が明確になります。
これにより、上司も従業員の実態に即した勤務状況を把握しやすくなるでしょう。
多くの勤怠管理システムには打刻修正機能がありますが、この機能が悪用されると、労働時間の改ざんにつながる可能性があります。
PCログには正確なログオン・ログオフ時刻が記録されるため、手動による打刻ミスや打刻漏れを防げるだけでなく、虚偽の打刻申告の防止も期待できるでしょう。
また、タイムカードや自己申告の記録と照らし合わせることで、会社に隠れて残業する「サービス残業」や実際には労働をしていない「カラ残業」の早期発見・防止にも役立ちます。
PCログはパソコンの稼働時間を記録するものですが、スリープモードやオフラインの状態でも記録されるのか気になる方もいるでしょう。
ここでは、スリープモードやオフライン時におけるPCログのデータ取得について解説します。
基本的にPCログは、スリープモード中でも電源が完全に切られていない限り、パソコンが稼働している状態として扱われ、データが取得され続けます。
そのため、一時的にパソコンを閉じただけでは、ログの取得が停止することはありません。
また、製品によってはスリープ情報を取得できるものもあり、より実態に即した勤務状況の把握が可能です。テレワークでありがちな「パソコンをつけたままの私用時間」も把握しやすくなる点は大きなメリットといえるでしょう。
基本的にPCログの取得にはネット環境が必要な場合が多いものの、製品によってはオフラインに対応しているものもあります。
ネットワークに接続できない場合でも、パソコンの作業ログをローカルに保存し、次回起動時に自動でアップロードされる仕組みです。
そのため、移動中やネット環境が不安定な場所でも勤務実態を正確に把握でき、ステルス残業の防止にも役立ちます。
PCログを勤怠管理に活用することには多くのメリットがありますが、注意すべきポイントもいくつかあります。ここでは、PCログを勤怠管理に活用する際の注意点として、次の3つを解説します。
●運用ルールを徹底する必要がある
●従業員にPCログ取得の目的を周知する必要がある
●PCログの収集に手間がかかりやすい
PCログを勤怠管理に活用する際は、運用ルールを徹底することが重要です。ルールが整備されていない場合、管理者が正確な労働時間を把握できず、適切な勤怠管理ができなくなるおそれがあります。
たとえば、業務が終了したにもかかわらずパソコンをつけたままにしていると、その時間も勤務時間として扱われてしまう可能性があります。
そのため、「パソコンの電源を入れたらすぐ業務を開始する」「業務が終了したらパソコンの電源を切る」「スリープ中は勤務扱いとしない」などの運用ルールを策定し、従業員への周知とルールが守られているかの確認を行うことが大切です。
PCログを活用する際は、その目的を従業員に周知し、理解を得ることが重要です。PCログの取得を「監視されている」と感じ、不安や抵抗感を抱く従業員もいるためです。
従業員が安心して業務に取り組めるよう、PCログを取得する目的や取得する情報の内容について丁寧に説明しましょう。従業員の理解が得られれば、ルールの徹底にもつながります。
PCログによる管理を手動で行う場合、従業員の人数分のログを確認する必要があるため、収集や管理に大きな手間がかかります。手間を軽減するには、ログを自動で収集できるシステムを活用するのがおすすめです。
ただし、製品によってはMacに対応していないものや、勤怠管理システムとの連携ができないものもあります。導入する際は、自社の環境に対応しているかなど、システムの仕様を事前に確認することが重要です。
PCログを選定する際は、価格だけでなく機能面や対応環境なども含めて総合的に判断することが大切です。ここでは、PCログ選定の際に意識したいポイントとして、次の3つを解説します。
●PCのスリープ情報も収集できるか
●Macやオフラインにも対応しているか
●各種勤怠管理システムと連携できるか
スリープ情報を収集できるかどうかを確認しましょう。
パソコンのログオン・ログオフ情報だけでなく、スリープ情報も収集できる製品を選ぶことで、スリープによる作業の中断時間も細かく把握できるようになります。
その結果、より実態に即した勤務状況の把握につながります。
自社でMacのパソコンを使用している、社外でパソコンを使用する機会があるといった場合は、対応環境を確認しておきましょう。
PCログはWindowsのみに対応している製品も多いため、WindowsとMacの両方に対応している製品を選ぶことで、OSが混在する環境でも一元管理しやすくなります。
また、オフラインに対応している製品であれば、移動中やインターネット環境がない場所でもログを収集できます。記録漏れを防ぎやすくなる点もメリットです。
勤怠管理システムとの連携実績を確認することも重要です。
幅広い勤怠管理システムと連携できる製品を選ぶことで、既存の環境を活かしながら客観的記録の機能を付加できます。
導入前に、自社で利用している勤怠管理システムと連携できるかどうかを確認しておきましょう。
厚生労働省のガイドラインでは、PCログは労働時間を適正に把握する方法の一つとして示されています。
PCログを勤怠管理に活用することで、具体的な労働時間の把握や打刻時間の改ざん防止などのメリットが期待できます。
導入する際は、機能面や対応環境、導入のしやすさなども踏まえ、自社に合った製品を選ぶことが大切です。
「ez-PCLogger（イージーピーシーロガー）」は、PCログオン・ログオフ情報収集に特化したクラウドサービスです。
スリープモードやオフラインにも対応しており、より実態に即した勤務状況の把握が可能です。
また、WindowsおよびMacの両方に対応しているため、圧倒的な導入のしやすさを実現しています。
多数の勤怠システムとの連携実績もあり、システム入れ替えの手間なく客観的記録を付加できるので、勤怠管理システムはそのままにログだけ導入したい方にも最適です。
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