PCログが勤怠の改ざん防止に有効な理由とは？
企業は法令を遵守するために、従業員の労働時間を適正に把握し、管理する必要があります。しかし、自己申告や手入力による勤怠管理では、改ざんが行われてしまうケースもゼロではありません。
勤怠の改ざんが発生すると、企業にとって大きなリスクにつながるため、対策が必須です。そこで注目されているのが、パソコンの使用状況を記録する「PCログ」の活用です。
本記事では、PCログが勤怠の改ざん防止に有効な理由、活用するメリットや注意点、PCログを選ぶ際のポイントなどを解説します。
勤怠管理を手動や自己申告で行っている場合、勤怠不正や改ざんが行われるリスクがあります。よくある改ざんのパターンとして、以下のようなものが挙げられます。
●実際より短い、または長い時間でタイムカードを打刻する
●遅刻したにもかかわらず、同僚に代理で始業時刻に打刻してもらう
●打刻せずに退勤し、残業を装って同僚に代理で打刻してもらう
●タイムカードを打刻させたあとに業務（サービス残業）を強要する
●仕事が終わっているにもかかわらず、一定時間経過してから打刻する
●残業申請を認めない、または申請時間を修正する
●実態と異なる休憩時間を記録させる
●業務とは関係ない移動時間を業務時間として計上する
このように、従業員が自主的に改ざんを行っているケースもあれば、管理者が指示を出して不正打刻をさせているケースもあります。いかなる理由であっても、実態と異なる形で労働時間を記録や申請、修正する行為は法令違反につながるため、許されるものではありません。
勤怠の改ざんが発覚した場合、企業にとって深刻なリスクにつながるおそれがあります。ここでは、勤怠の改ざんによるリスクとして、以下の3つを解説します。
●法律違反による罰則を受ける
●企業の社会的信用が失われる
●従業員のモチベーション低下や離職につながる
勤怠の改ざんを行うと、労働基準法違反に該当します。たとえば、賃金台帳に虚偽の内容を記載した場合は30万円以下の罰金、残業代の未払いがある場合は6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性があります。
また、タイムカードを不正に改ざんした場合は私文書偽造罪に該当し、5年以下の懲役または10万円以下の罰金が科されることがあります。さらに、クラウド上で勤怠データを改ざんした場合には、電磁的記録不正作出罪が適用され、最大5年の懲役または50万円以下の罰金が科されます。
加えて、従業員の労働時間を適正に把握しないまま法定労働時間を超えて働かせた場合も、労働基準法違反となり、罰則の対象となるおそれがあるため注意が必要です。
参考サイト：e-GOV法令検索「労働基準法」
e-GOV法令検索「刑法」
勤怠の改ざんが発覚すると、労働基準監督署による立ち入り調査が行われ、是正勧告を受けます。企業は指摘された内容を改善し、その結果を報告しなければなりません。
勧告を無視した場合は、刑事事件に発展するリスクが高まり、労働基準監督署の重点監視対象となる可能性があります。さらに、悪質と判断された場合は社名が公表されることもあり、企業の社会的信用が大きく失われるおそれがあります。
勤怠の改ざんが頻繁に行われている環境では、従業員の企業に対する信頼が損なわれ、モチベーション低下や離職につながるリスクが高まります。
また、勤怠の改ざんによって労働時間を適正に管理できていない場合、長時間労働が常態化し、深刻な健康被害を引き起こすおそれもあるため注意が必要です。
勤怠の改ざんは企業に深刻なリスクをもたらすため、適切な対策が欠かせません。
改ざんを防止するには、客観的な記録に基づいて労働時間を管理することが重要です。
そこで有効なのが、「PCログ」の活用です。
厚生労働省のガイドラインでは、「使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること」と定められています。
労働時間を適正に把握する方法として、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間（PCログ）などが挙げられており、PCログは客観的な記録方法の一つとして認められています。
PCログとは、パソコンのログオン・ログオフ時刻といった情報を記録するツールです。
PCログを取得することで、従業員が1日何時間働いていたのかを客観的に把握できるため、労働時間をより適正に管理しやすくなります。
参考サイト：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
PCログを取得することで、労働時間を適正に把握できるだけでなく、勤怠の改ざん防止にもつながります。
ここでは、PCログを活用することで勤怠の改ざんがされにくくなる理由として、以下の2つを解説します。
●パソコンのログオン・ログオフ情報が自動で記録されるから
●自己申告の勤怠データとの乖離をチェックできるから
PCログはパソコンのログオン・ログオフ時刻が自動的に記録されるため、従業員が意図的にデータを変更することが難しくなります。さらに、データはリアルタイムで収集されるので、常に最新の労働状況が可視化されます。
これにより、管理者は従業員の正確な勤怠状況を把握しやすくなり、問題が生じた場合にも迅速に対応できます。
自己申告の勤怠データとPCログを照らし合わせることで、両者の乖離をチェックできます。たとえば、タイムカードで打刻をしたあとに業務を続けていた場合、PCログにはシャットダウンの時刻が記録されるため、サービス残業の早期発見につながります。
こうした乖離を把握できることも、勤怠の改ざん防止に役立つポイントです。
PCログは勤怠の改ざん防止に役立つだけでなく、正確な労働時間の把握によって法令遵守を実現しやすくなるメリットがあります。
実態に即した勤務状況の把握ができるため、サービス残業や長時間労働の防止にもつながります。
また、テレワーク中でもPCログを取得することで従業員の勤務状況を把握できるようになり、適正な評価や管理が可能になります。
従業員にとってもメリハリをつけて働きやすくなり、ワークライフバランスの実現に役立つでしょう。柔軟な働き方を支援できる点も、PCログの大きなメリットです。
PCログを勤怠管理に活用することには多くのメリットがありますが、一方で注意すべき点もあります。ここでは、PCログを活用する際の注意点として、以下の2つを解説します。
●運用ルールを徹底しないと勤務時間の不正につながる
●職種や部署によってはPCログを取得しにくい場合もある
PCログはログオン・ログオフ情報を自動で記録できる一方で、運用ルールを徹底しないと勤務時間の不正につながるおそれがあります。
たとえば、パソコンを起動してから業務を開始するまでに時間が空いた場合や、業務終了後にシャットダウンせずに放置した場合、実際には働いていない時間も業務時間として記録されてしまう可能性があります。
PCログを勤怠管理に活用する際は、業務開始・終了や休憩時のPC操作に関するルールを整備し、従業員へ周知するとともに、ルールが守られているかを定期的に確認することが重要です。
外回りが多い営業職や現場作業が中心の職種など、パソコンを使用しない業務も多く存在します。これらの業務に従事している時間はPCログに反映されないので、勤務状況の実態を把握しにくくなる可能性があります。
そのため、タイムカードやモバイルアプリなど、パソコンを使用せずに業務の開始・終了時刻を打刻できる方法を複数用意しておくことが大切です。また、実際の業務時間を正確に把握するために、従業員に対して定期的に勤務状況の確認やフィードバックを行うことも重要です。
PCログを導入する際は、機能面や対応環境などにも注目して選ぶことが大切です。ここでは、PCログツールを選ぶ際のポイントとして、以下の3つを解説します。
●スリープ情報も収集する製品を選ぶ
●環境や場所を選ばず利用できる製品を選ぶ
●多数の勤怠管理システムと連携実績がある製品を選ぶ
パソコンのログオン・ログオフ情報だけでなく、スリープ情報を収集できるかどうかを確認しておきましょう。
スリープ情報まで取得できる製品を選べば、休憩時間や作業していない時間も把握しやすくなり、より実態に即した勤務状況の管理が可能です。
結果として、改ざん防止にもつながります。
PCログはMacに対応していない製品も少なくありません。WindowsとMacの両方に対応している製品を選べば、OS混在環境でも一元管理ができ、業種や職種を問わず導入しやすくなります。
また、オフラインに対応している製品であれば、作業ログをローカルに保存し、次回起動時に自動でアップロードできます。そのため、外出先やインターネット環境が不安定な場所でもログを取得でき、持ち出し用PCにも対応しやすくなります。
より正確な勤怠状況を把握するには、勤怠管理システムとの連携が重要です。多数の勤怠管理システムと連携実績がある製品を選べば、システムを入れ替える必要がなく、既存の環境を活かしながら客観的記録の機能を追加できます。
勤怠の改ざんは違法行為であり、罰則の対象となるだけでなく、社会的信用の失墜などさまざまなリスクにつながります。こうしたリスクを防ぐためには、客観的な記録による労働時間の管理が重要です。
PCログを活用すれば、労働時間の実態を把握しやすくなり、勤怠の改ざん防止にも役立ちます。導入する際は、自社の環境や働き方に合った製品を選びましょう。
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