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働き方改革関連法のひとつである「労働安全衛生法」が改正されたことにより、2019年4月1日から「客観的方法による労働時間把握」が義務化されました。これにより、企業側は従業員の労働時間を客観的な方法で記録しなければなりません。
働き方の多様化により、従来のような出勤簿や自己申告などではすべての従業員の労働時間を把握しきれないということもあり、現在多くの企業が労働時間を客観的に把握するための対応に追われています。
今回は、働き方改革の一環である「客観的方法による労働時間把握」の義務化によって生じた変更点や、企業に必要な対応にはどのようなものがあるかなどをご紹介します。
労働時間を把握するためには、まず労働時間が何か知っておかなくてはいけません。
労働時間は、簡単に言えば「労働している時間」のことですが、どの時間が「労働している」時間に当たるのかが曖昧で、これまでも度々争点になってきました。
労働時間の定義は「労働者の行為が使用者から義務づけられたもの」であるとされています。基本的に、以下のような時間は労働時間に含まれますので、覚えておきましょう。
・着用が義務づけられた制服を着用する、営業後の職場の掃除など、就業に関わる必要な準備、または後片付けをする時間
・実際に業務はしていないものの、指示があった場合には即時業務に従事することが求められている待機時間（手持時間）
・研修や教育訓練など参加が義務づけられているものに参加する時間
・使用者の指示によって必要となった学習などを行っている時間
これらのような、「労働者が使用者に義務づけられていることが、客観的に見て明らかな時間」は、すべて労働時間に該当します。 労働時間を把握する際には、これらのような時間も含めて正確に把握しなければいけません。
これまでも労働者の労働時間を把握するためのガイドラインはありましたが、法律には明記されておらず、どの方法で実施するかは企業にゆだねられていました。
しかし、今回の改正により、労働安全衛生法に以下のようなことが明記されました。
【改正労働安全衛生法第66条8の3】
事業者は、第66条の8第1項又は前条第1 項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者（次条第1 項に規定する者を除く。）の労働時間の状況を把握しなければならない。
厚生労働省が省令で定める方法というのは、「タイムカードによる記録、パーソナルコンピュータなどの電子計算機の使用時間（ログインからログアウトまでの時間）の記録」などによる方法で、改正労働安全衛生規則第52条7の3に記されています。
このようなことが法律に明記されたことにより、これまで手書きの出勤簿を利用していた、自己申告で勤怠管理をしていた、という企業は方法を改めなければならなくなりました。
また、今回の改正により、管理監督者やみなし労働制が適用されている労働者といった、これまで「労働時間の把握が必要とされなかった労働者」に対しても、客観的な方法による労働時間の把握が必要になりました。
ほかにも「時間外労働の上限規制」「年5日の有給休暇取得義務」などにも対応する必要があるため、企業によっては労働時間の把握や勤怠管理の方法を大幅に見直さなければいけなくなります。
厚生労働省が定める「客観的な労働時間の把握方法」は、厚生労働省が2017年1月20日に策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」で紹介されています。
ガイドラインで紹介されている労働時間の把握方法は以下の通りです。
・使用者が現認し、記録する
・タイムカード、ICカードといった客観的な記録を基本として確認、記録する
原則としては以上のような方法で労働時間を把握しなければなりません。
しかし、中小企業などの多くの企業が、労働者の自己申告による労働時間の把握していました。いきなりタイムカードやICカードなどを導入することが難しいという企業のため、例外的に自己申告による管理も認められています。
ただし、その場合は以下のような措置を講ずる必要があるので注意が必要です。
・自己申告をする労働者に対し、労働時間とはどのようなものか、また自己申告をすることについて充分に説明を行うこと。
・労働時間の管理者に対し、自己申告制の運用や、ガイドラインによって講じなくてはならないとされている措置について充分に説明を行うこと。
・必要に応じて、自己申告された労働時間と実際の労働時間が合致しているかどうか実態調査を実施すること。（パソコンの使用時間といったデータと、自己申告により把握している労働時間とに大幅な差があった場合など）
・自己申告で把握している労働時間を超えて事業所内にいる場合、その理由の報告が適正に行われているか確認すること。（労働者の自主的なものではなく、使用者の指示によるものであると認められる場合は、その時間も労働時間として扱わなくてはいけない）
・労働者が自己申告できる時間外労働の時間数に上限を定め、上限を超えて申告できないようにするなど、労働時間の適正な申告を阻害する措置を講じないこと。
・時間外労働時間の削減のための社内通達、時間外労働手当の定額払など、労働時間に係る措置が、労働者による労働時間の適正な申告を阻害していないか確認すること。（該当する場合は改善のための措置を講ずること）
・36協定により延長できる時間数を超えて労働しているのにも関わらず、記録上、この協定を守っているように見せかけるというような行為が、労働時間の管理者や労働者の間で常習的に行われていないか確認すること。
ガイドライン上では、これらのような労働時間の把握は「責務」とされていましたが、今回の労働安全衛生法の改正により、義務化されました。しっかりと把握して、講ずべき措置を取るようにしましょう。
労働時間の客観的な把握方法のひとつに「使用者が現認し、記録する」というのがありますが、現実問題として使用者が労働者ひとりひとりの勤怠を現認するのは難しいでしょう。
また、自己申告制を採用するにしても、前項で紹介した通り、多くの措置を講じなければならず、非常にハードルが高いものであると言えます。
タイムカードやICカードの導入は費用がかかるものですが、義務化された労働時間の客観的な把握を行うには必要不可欠なものであると言えそうです。
今後も労働管理に関する法律や制度が変わることがあるかもしれませんので、転ばぬ先の杖として、できるだけ早くタイムカードやICカードを導入することをおすすめします。
