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2019年4月からの「働き方改革関連法」の施行、および労働安全衛生法が改正されたことにより、自己申告による勤怠管理をおこなう際の条件が厳格化されました。
では、いったいどのような条件下で“自己申告による勤怠管理”が認められるのでしょうか？
今回は「自己申告制の勤怠管理」とはどのようなものかを解説するとともに、自己申告制を導入する際のメリットやデメリット、注意点などについてもご説明します。
2019年4月に施行された「働き方改革関連法」には、「労働時間状況の把握」についての文言が記載されています。
これは具体的にいうと“労働者の健康を確保する措置を実施するため、労働者が「いかなる時間帯に」「どの程度の労働時間・勤務状態にあったか」を把握する必要がある”という内容です。
今回の法改正では「タイムカードやPC登録などによる労働時間の記録・事業者の視認といった“客観的な記録”により、労働者の出退勤時刻等を把握すること」が義務化されました。
その際「やむを得ず、客観的な方法によって労働時間状況を把握しにくい場合」に限っては、自己申告制が例外的に認められるとされています。
自己申告による勤怠管理は、労働者が事業所外において業務を行った際に直行・もしくは直帰する場合など、“事業者が直接労働時間の状況を確認する手段がない場合”に認められます。この条件には、事業所外で外回り等の業務をおこなう「営業職」などが該当します。
ただし、事業所外からPC・スマホ等で社内システムにアクセス可能な場合など、“客観的な方法により労働状況を把握できる場合”もあるため、直行・直帰だから必ずしも自己申告制が適用されるわけではありません。
また、自己申告制であっても「事業者が当該労働者の始業・終業時刻などの記録を把握しておく」「労働者へ事前に“適正な労働時間の記録”をおこなうよう、十分な説明をしておく」といった措置が必要です。
補足ですが、タイムカードによる出退勤時刻・もしくは入退室時刻の記録やPCの使用時間の記録データ、事業者の視認などによる「労働者の労働時間状況が客観的に確認できる場合」は、自己申告での勤怠管理が認められませんので注意しましょう。
自己申告制での勤怠管理は、“社員が書類等で申請し、上司が承認する”といった所定の手続きによりおこなわれていて、かつ自己申告制の勤怠規則・システムが適正に運用されている場合に限り認められます。
“適正な運用”とは「事業所外の業務や残業等をおこなう場合の所要時間・始業＆終業時間を事前に申告し、上司が内容を確認すること」「上司が不要な業務であると判断した場合には否決する、もしくは訂正を指示する」など、
一定のルールに沿って勤怠の自己申告を取り扱うことを指します。また、事前の申告だけで終わらせず、「労働者が実際に外出業務・残業によってかかった時間を上司に申告すること」もセットで実施する必要があります。
また、これらの“適正な運用”をおこなう際にもっとも重要なのが、上司と労働者（部下）間のコミュニケーションです。
上司が常日頃から部下の仕事ぶりや取り組み方を把握していれば、「業務に対して適正な労働時間であるか」「緊急性の低い内容で外出・残業がおこなわれていないか」といった判断ができますし、部下へ適切な指導をおこなうことで業務の効率を上げ、自己申告制を正しく運用していくことができるでしょう。
自己申告制の勤怠管理システムは「事業所外での業務時間を把握したり、無駄な残業時間を削減したりすること」が最大のメリットです。これにより業務内容を見直して労働生産性を向上させたり、労働時間の削減につながったりといった効果が得られます。
企業にとっては人件費の削減につながりますし、労働者にとっても労働時間が短縮されるので、心身の健康を維持しやすくなったり、余暇を楽しんだりといった恩恵があるでしょう。つまり自己申告制の使い方によっては、より働きやすい労働環境を整えられる可能性が高まるといえます。
一方、自己申告制のデメリットは「労働時間の適正な把握がしにくい場合がある」という点です。本人が正しく申告している場合は問題ありませんが、労働時間を記入ミスした場合や、会社や上司等からの指示で事実と異なる時間が記入されてしまった場合などは、実際の労働時間との差異が生じるでしょう。
また、上司や人事担当者は労働者の自己申告内容をチェックする必要がある、というのも留意しておきたい点です。
企業が自己申告制を導入する際は、メリット・デメリットをふまえた上で導入するか否か、また自己申告制を取り入れる際はどのような条件・ルールのもとで活用していくべきか、事前に社内でしっかりと話し合うことが大切です。
また、既に自己申告制の勤怠管理システムを導入している企業に関しても、改めて運用ルールの見直しや改定などをおこない、労働者の負担や法令に沿った内容かを精査する必要があるでしょう。
小規模な事業所の場合、かねてより自己申告のみで労働時間の把握がおこなわれているところも多いかと思いますが、法改正によって今後は労働基準監督署より指導が入る可能性があります。
もし指導が入った場合、タイムレコーダーの導入などの環境整備をおこなう必要があり、想定外のコストが発生することが考えられます。自己申告のみで勤怠管理を行っている事業所は、自己申告制に関する法律や知識を再確認しておくとともに、速やかに対策をおこないましょう。
企業が労働者の過重労働対策をするにあたり、「労働時間状況の把握」が今まで以上に重要となるのは当然の事といえるでしょう。
自己申告制の勤怠管理システムにはさまざまな条件がありますが、上手く活用することで事業所外での労働時間が把握しやすくなりますし、労働者と上司が話し合って適正に運用することで業務の無駄を省き、効率化につなげることもできます。これは企業にとっても大きなメリットです。
もし自己申告制の適用に該当しない場合でも、過重労働や労働環境の改善のために「業務内容と実労働時間が大きくかけ離れていないかどうか」「労働環境や業務の進め方に問題がないかどうか」を確認することはとても重要です。
定期的に見直しや是正をおこない、労働者全員が働きやすい環境づくりをするようにしましょう。
