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働き方改革の推進により、日本の就業形態が着々と変化を見せつつあります。職場ではない場所で業務を行うテレワークといった働き方が導入され、今後も日本における就業形態は多様性を強めていくでしょう。
さまざまな働き方や労基法の改正が増えていく中で、それに対応した勤怠管理を企業側が対応できるよう環境を整えていかなくてはいけません。
そこでおすすめなのが、勤怠管理システムの導入です。勤怠管理システムを導入することで、より効率的に、従業員への負担が少なく勤怠管理を行うことができるようになります。
ここでは、失敗しないための勤怠管理システムの導入ポイントなどをご紹介します。
勤怠管理システムとは、出退勤時刻を記録し集計するシステムのことです。従業員一人ひとりの給与計算に必要な情報を集めるなどの業務をシステム上で行うことができます。
従業員の労働時間を客観的に把握することができ、なおかつ人事部や経理部といった管理者の負担を大幅に削減できるなどのメリットがあります。
勤怠管理システムにはいくつかの種類があります。システム導入を成功に導くためにも、自社に合った種類を選ぶようにしましょう。
・タイムレコーダーを使ったシステム
タイムレコーダーと集計ソフトを併用するタイプの勤怠管理システムです。タイムレコーダーで労働時間を記録し、そのデータをもとに集計ソフトで給与計算などを行います。最も簡易的な勤怠管理システムで、導入しやすいというメリットがありますが、データの確認などの業務が管理担当者に集中するため、業務効率化はそれほど期待できません。
・オンプレミス型の勤怠管理システム
サーバーとソフトウェアを一括購入し、自社で運営するタイプの勤怠管理システムです。労働時間の記録や集計などを自動的に行え、業務効率化に効果的です。
購入して運営するため初期費用はかかりますが、システム利用料などのランニングコストはかかりません。ただし、バージョンアップなどのアップデートは自社内で行う必要があり、サーバーの保守なども自分たちで行わなくてはいけないというデメリットがあります。
・クラウド型の勤怠管理システム
クラウド上で提供されている勤怠管理システムです。初期導入の設定等を有償か無償で行い、導入後は月額（年額）でシステムを利用できるサービスです。インターネットを利用してシステムを利用できるため、社外にいてもパソコンやタブレット、スマートフォンなどを利用して勤怠情報を記録することが可能です。また、法改正などに伴うアップデートもメーカー側が行うため、サーバー運用や保守に時間や手間かかりません。
勤怠管理システムは導入すれば業務効率化できるわけではありません。勤怠管理システムの種類やそれぞれの特徴、また自社の就業形態などをしっかり把握して、最も適切なものを選ぶ必要があります。
勤怠管理システム導入を成功させるために知っておきたいポイントを見ていきましょう。
・自社の就業形態に合っているものを選ぶ
勤怠管理システム導入時に、まず確認すべきなのが自社の就業形態（勤務体系）です。事業内容や職種、雇用形態などはもちろん、従業員一人ひとりの働き方をしっかりチェックする必要があります。
「営業職など直行直帰する従業員が多い」「在宅勤務している従業員が多い」「アルバイトやパートタイマーなど労働時間が異なる従業員が多い」など、いろいろな働き方が導入されている場合は、それぞれの就業形態に対応できるシステムを選ばなくてはいけません。システムの中には、対応できない就業形態もありますので注意してください。
・従業員が使いやすいシステムを選ぶ
勤怠管理システムを毎日操作するのは従業員です。そのため、従業員にとって使いやすいものを選びましょう。管理者にとって管理しやすくても、従業員にとって使いにくければ、打刻ミスが多発するなど管理者の手間が増える可能性があります。
直感的に使えるか（システムを見ただけで、なんとなく使い方がわかるか）、出退勤の打刻忘れが起きにくいか（打刻したことが視覚的に確認できるか）、操作ミスが起きにくいか（似たようなボタンが多く並んでいないか、ボタンを押したら確認なく打刻されてしまわないか）などを確認しましょう。
・法改正に対応できるかを確認する
働き方改革の推進により、日本の労働基準法は年々変わっていきつつあります。昨年までは許されていたことが今年から禁止されるというようなことが今後増えていくと思われ、その都度新しいシステムに切り替えるとなったらコストや手間がかさんでしまいます。また、法改正に対応していないシステムを使い続けると、知らず知らずのうちに法令違反を犯してしまうことがあるかもしれません。
法令の変化に対応し、アップデートによってそれらの法令をシステムに組み込んでいけるものを選びましょう。
・長く安心して利用できるシステムを選ぶ
就業規則は将来、変わる可能性が多いにあります。例えばフレックス勤務制度や時間有給制度の導入など、先々の就業形態を見越して対応した機能があるかどうか、またどうしても自社の規定や運用に合わない場合にカスタマイズする事で対応できるかなど、将来的な対応力がシステムを選定するにあたり重要な要素となってきます。勤怠管理システムの導入には多大な労力を費やす為、長く安心して利用できるシステムをおすすめします。
また重要なポイントの一つに、導入時のサポート体制がしっかり整っているものを選ぶことが、勤怠管理システム導入を成功に導くためのポイントになります。導入時のサポートが有料か無料か、電話対応なのかメール対応のみなのかなどといった対応方法や、サポート内容の確認をしておきましょう。
ここで紹介したことを参考にして、勤怠管理システムの導入を成功させましょう。
