勤怠管理と工数管理の意義とポイント〜Part2〜

勤怠管理と工数管理の関係〜一致させるメリット

勤怠管理と工数管理は、一致させてこそ大きなメリットを得ることができます。
従業員は、基本的に勤務時間中は何かしらの作業を行っているものと考えられ、そのことから勤務時間は本来工数時間と同一になるはずのものです。
一日の中で複数のプロジェクトに関わる作業をする際には、それぞれのプロジェクトにかかった時間を細かく入力することで正確な情報を得ることができます。
ただしそれが実際の作業時間ではなく、何人で何日かかるかを表す人日単位やパーセンテージといった曖昧な値であったり、プロジェクトごとの時間ではなく作業ごとの時間で管理してしまった場合には、正確な詳細がわからずに勤怠情報と工数情報の不一致が生じてしまいます。
こうなると、工数管理の本来の目的である正しい原価把握はできなくなってしまうのです。

勤怠管理と工数管理がきちんと一致していれば、どのプロジェクトにどれだけの時間を費やしたのかが正確に把握できるので、より厳密な原価計算ができるようになります。

勤怠管理と工数管理の見直しと分析

勤怠管理と工数管理を一致して管理する事で単に原価を計算するだけでなく、どの時期に作業時間が長くなっているのか、どのプロジェクトで残業が発生しているのかといった細かな分析もできるようになるのです。また、プロジェクトの途中でも予定に対して現時点でどれだけの原価がかかっているかがわかるので、その後のスケジュールを見直し、改善することもできます。これらのデータを分析することは業務効率の向上や作業分配の見直しに役立ち、ひいては企業の利益へとつなげていくことができるようになるのです。

意義のある工数管理にするために

では、より意義のある工数管理を行うためにはどのようなことに気をつければ良いのでしょうか。
勤怠管理は企業の義務であり、給料の支払いや従業員の健康を守るために必要不可欠なものですが、工数管理は義務ではありません。まずは工数管理によってどのような情報を得たいのか、明確な目的を示し、それを現場の従業員にもしっかりと伝え、きちんと共有することが重要となります。工数管理は従業員の協力がなければ成り立たないものだからです。
例えば、赤字になりそうなプロジェクトの工数を黒字のプロジェクトに計上してしまうなど入力者が故意に工数をコントロールしてしまった場合には、その数字は正確なものとは言えなくなります。
また入力の手間などの理由から一週間、一ヶ月といった単位でまとめて入力をしたり、故意ではないものの入力漏れがあったりした場合も工数管理を不正確なものにしてしまいます。
今まで工数入力の習慣がない企業で取り入れる場合は特に注意が必要となります。
まずはどのような目的で、どのような方法でやるのかを従業員に伝わるまで説明しなければなりません。そして慣れるまでは管理者が入力状況を逐一確認する必要があるでしょう。
このことから従業員にできる限り無駄な負担をかけないことも大事なポイントとなってきます。より入力がしやすくなるように入力フォームを改善したり、入力項目を必要最低限に絞っておくことも必要です。データが多すぎると分析するのも大変になってしまいます。

社員のモチベーションアップにも

工数管理で得られた情報は、担当者だけでなく従業員へ共有することによりモチベーションの向上にも役立ちます。
日々入力しているデータがどのように使われているのかがわからなければ、従業員の工数へ対する意識は薄れてしまいやすいですが、定期的に入力結果によるデータを開示して現状の課題やそれに基づいた助言があれば、従業員も工数管理の重要性を実感できるようになります。有効活用されていることが感じられれば、その必要性も理解してもらえ、正確なデータ入力へとつながっていくことでしょう。

勤怠管理は「e-就業」で一括管理！

工数管理のための入力が手間にならないよう、企業側が最適なツールを選定することが重要だということをお伝えしました。

「e-就業」では、これらの面倒な管理をこれ一つで簡単にまとめることができます。

スマートフォン・パソコン・ICカード・タイムレコーダー・静脈認証など様々な打刻方法で客観的記録ができるので、企業ごとに最適なやり方で勤怠管理をすることができます。
また他のツールとの連携により、パソコンのログオン・ログオフ時刻のデータや、扉の開錠・施錠の履歴を就業時刻のデータとして読み込むことも可能です。

工数管理オプションで勤怠と工数を一元管理

「e-就業」のオプション機能である工数管理機能をご利用頂くと、勤務日報と工数管理を一元化することができます。

「e-就業」には勤怠と工数の入力時間差異のチェック機能が付いているため、日々の報告において実働と工数が一致しない場合にはエラーが発生し、誤入力を防ぎます。
そのため、管理者が都度チェックする必要がなくなり、確認・集計するための手間を大きく削減することができます。
実績化した日報データと工数データはCSVデータとして出力も可能なため、原価管理システムへ取り込むなどの応用も可能です。

さらに、プロジェクト毎にリアルタイムでデータを見ることも可能なため、その時点でどのプロジェクトにどれだけ工数がかかっているかを確認することができます。

「e-就業」では体験版が利用できます。、是非、実際に使ってみて勤怠管理と工数管理の利便性をお試しください。

まとめ

企業の利益を増やすために欠かせない工数管理。その一番の問題点は入力の手間がかかることです。
管理をする企業にとっても、現場で働く従業員にとっても少しでも負担が軽くなるよう自社に合った最適なシステムを選択していくことが大事です。